Aplicatia "TripToHR" este un instrument software specific HR in scopul de a simplifica, eficientiza si optimiza procesele si fluxurile ce intervin in cadrul activitatilor de resurse umane, venind astfel in sprijinul personalului de resurse umane cat si a managementului companiilor cu pana la maxim 500 de angajati.
Cu ajutorul aplicatiei, majoritatea interactiunilor si informarilor specifice HR vor fi notificate prin e-mailuri generate automat, in functie de fiecare situatie in parte, catre angajat, manager, personal HR, evitand astfel erorile umane ce pot aparea in urmarirea si gestionarea prin metode uzuale ale acestor procese.
Datorita structurii modulare si foarte simplu de utilizat, „TripToHR” va permite desfasurarea majoritatii proceselor specifice resurselor umane: administrare de personal, evidentierea timpului de lucru, situatia concediilor, generare documente specifice HR, generare de rapoarte. Avand posibilitatea de a genera rapoarte specifice, managementul companiei va avea la dispozitie permanent toate informatiile relevante legate de numarul angajati, impartirea pe categorii si functii, alocarea in structura organizatorica, fluctuatia acestora, medii lunare/anuale, impartirea pe sexe, etc.
Prin utilizarea aplicatiei „TripToHR” se au in vedere si se notifica automat termenele de expirare a contractelor individuale de munca pe perioada determinata, a perioadei de proba, a controalelor si instructajelor perioadice, etc. Sistemul de notificari aminteste si de evenimente importante cum ar fi zile de nastere ale angajatilor, expirarea termenelor de valabilitate ale cartilor de identitate, etc.
Aplicatia software „TripToHR” contine trei module interconectate prin instrumente de executie comune, actiunile utilizatorilor efectuate in cadrul acestora fiind inregistrate si disponibile spre accesare in functie de rolul fiecarui utilizator.
Modul Administrare
Modulul de administrare consta intr-o interfata unde pot fi inregistrate si actualizate permanent toate informatiile specifice aferente unui angajat precum: date personale, date contractuale (mai putin informatii salariale), informatii cu privire la incadrarea personalului in structura organizatorica, alocarea personalului pe proiecte, inregistrarea resurselor materiale alocate personalului, date privind evidenta controalelor de medicina a muncii cat si a instructajelor de SSM si PSI, istoric angajati, etc. Acest modul este destinat departamentului HR, Managerului companiei, Echipei de management desemnata de Managerul companiei, avand rol de stocare si gestionare a informatiilor.
Modulul PortalHR
PortalHR poate fi utilizat atat in scopul gestionarii actiunilor personale specifice HR precum cereri concedii, pontaje, etc., dar si in scop informativ, oferind acces rapid la datele de contact ale celorlalti utilizatori si la informatii privind evenimentele organizate la nivelul companiei, anunturile privind joburile deschise din cadrul companiei, regulamente si instructiuni interne, etc. Modulul consta intr-o interfata unde fiecare angajat are acces individual pe baza de user si parola si este destinat tuturor angajatilor companiei. Are un design responsiv, permitand astfel a fi utilizat si de pe dispozitive mobile. PortalHR permite notificarea utilizatorilor atat in cadrul aplicatiei, cat si prin generare si transmitere emailuri, in functie de actiunea si rolul fiecarui utilizator. Informatiile inregistrate in aplicatie sunt centralizate si disponibile spre accesare personalului autorizat.
Modul Registratura
Registratura reprezinta un instrument specific compartimentelor Secretariat si/sau Registratura, realizat in scopul de a simplifica, eficientiza si optimiza procesele ce intervin in activitatile zilnice de corespondenta. Scopul aplicatiei Registru este inregistrarea documentelor de intrare (care au fost primite prin posta, fax, email, etc) sau de iesire (care urmeaza sa fie transmise prin posta, fax, email, etc) pentru a le putea identifica ulterior dar si pentru a face referire la acestea, inlocuind astfel registrele clasice intrari/iesiri.
Avantajele aplicatiei software
» Adaptare in orice domeniu de activitate: Aplicatia este conceputa pentru a fi adaptata oricarui tip de business, indiferent de domeniul de activitate, fiind customizabila in functie de nevoile beneficiarilor.
» Administrare de personal eficienta: In urma stocarii informatiilor in baza de date, aplicatia permite generarea documentelor specifice HR, notificarilor, pontajelor, etc., evitand astfel erorile umane si reducand semnificativ timpul de lucru al personalului.
» Usor de utilizat: Conceputa intuitiv, aplicatia este foarte usor de utilizat, scopul utilizarii fiind sa optimizeze atat timpul de lucru cat si munca oamenilor din cadrul unei companii.
» Comunicare eficienta: Sistemul permite comunicarea eficienta intre departamentul de resurse umane si angajatii companiei, prin generarea si transmiterea notificarilor, dar si prin oferirea accesului angajatilor la informatiile de interes (publicare anunturi, informari, regulamente, proceduri, etc.)
» Timp real de pontare: Pontarea angajatilor in aplicatie, permite inregistrarea timpului efectiv lucrat de fiecare angajat in parte, oferind astfel siguranta si control asupra orelor suplimentare efectuate in zilele de lucru.
» Acces rapid la informatii: Accesul la informatiile ce tin de personalul companiei si structura organizatorica este foarte rapid, prin generarea rapoartelor care sunt de asemenea customizabile in functie de nevoile fiecarui beneficiar.
» Confidentialitate: Accesul userilor pe fiecare modul in parte este customizat in functie de Rolul alocat fiecarui user, conform solicitarii Beneficiarului. Accesul in zona de administare a datelor este restrictionat userilor simpli fiind rezervat doar pentru rolurile de Manager HR si Manager Companie.
Securizarea aplicatiei si a datelor utilizatorilor
Aplicatia este conceputa spre a fi accesata si utilizata in mediul web, prin urmare securitatea este una specifica la diversele nivele ale aplicatiei. Sistemul este conceput orientat web, pentru a elimina necesitatea altor clienti de acces la aplicatie, in afara de un client web consacrat, Chrome sau Firefox. Serverul de aplicatii – web server, este protejat la nivel de infrastructura hardware prin controlul accesului. Controlul accesului la fiecare pagina web parte a unui modul al aplicatiei se realizeaza prin sesiune de server, respectiv numai dupa o logare corecta in sistem cu credentialele alocate utilizatorului. Accesul drepturilor in fiecare modul este deasemenea restrictionat prin privilegii ale utilizatorului logat, respectiv nu orice utilizator are acces unde nu a fost desemnat acest acces de catre administrator. Modulele sunt accesibile utilizatorilor numai dupa logare cu credentialele asignate. Parola asignata fiecarui utilizator este asigurat a fi suficient de puternica.